Version du 14 septembre 2026 — Cette version annule et remplace toutes les versions précédentes.
Ci-après, la Maison des Notaires du Hainaut est dénommée « MDN » et la personne physique ou morale bénéficiant de ses services est dénommée « le CLIENT ».
MDN intervient en qualité de consultant, prestataire technique, prestataire d’infogérance et prestataire de services liés à l’identité numérique du CLIENT.
Dans les limites des missions qui lui sont confiées, MDN est mandatée par le CLIENT afin d’effectuer les opérations nécessaires à la création, la gestion, la maintenance, la sécurité, la diffusion et le suivi de son identité numérique et de ses infrastructures techniques.
L’acceptation des présentes conditions et la souscription aux services concernés constituent une autorisation donnée à MDN d’effectuer les opérations raisonnablement nécessaires à l’exécution de ces prestations.
La relation entre MDN et le CLIENT peut être régie par les présentes conditions, une offre, un bon de commande, une facture, une convention particulière ou tout autre document expressément accepté entre les parties.
En cas de contradiction, l’ordre de priorité suivant est applicable :
Les caractéristiques propres aux prestations du CLIENT sont déterminées par les services effectivement souscrits ainsi que par les documents contractuels qui les décrivent.
Selon les services souscrits par le CLIENT, les prestations de MDN peuvent notamment comprendre :
Sauf engagement expressément qualifié comme tel dans les présentes conditions ou dans une convention particulière, MDN est tenue à une obligation de moyens.
MDN met en œuvre les moyens humains, techniques et organisationnels qu’elle estime raisonnablement appropriés compte tenu de la nature des prestations, des technologies utilisées et des informations dont elle dispose.
MDN ne garantit notamment aucun résultat commercial, niveau de fréquentation, position particulière dans les moteurs de recherche, nombre d’abonnés, audience, engagement ou résultat provenant d’un algorithme ou d’un service exploité par un tiers.
Les services IDN reposent nécessairement sur des technologies, réseaux, logiciels, plateformes et services exploités par des tiers sur lesquels MDN ne dispose pas d’un contrôle opérationnel complet.
Cela peut notamment concerner les datacenters, opérateurs de télécommunications, fournisseurs d’accès Internet, réseaux de transit IP, registrars, autorités de certification, logiciels, systèmes d’exploitation, moteurs de recherche, réseaux sociaux, plateformes de communication, services d’analyse ou fournisseurs de services en ligne.
MDN ne garantit pas la disponibilité, la pérennité, le fonctionnement, les conditions contractuelles, les algorithmes ni les décisions prises par ces tiers.
Lorsqu’une défaillance affecte un service tiers, MDN met en œuvre les moyens raisonnables relevant de son périmètre afin d’en limiter les conséquences et, lorsque cela est possible, de rétablir ou contourner le service affecté.
Dans le cadre de ses prestations d’infogérance, MDN assure la maintenance des composants techniques placés sous son administration directe.
Cette maintenance peut notamment concerner :
MDN met en œuvre un processus raisonnable de suivi et de gestion des mises à jour et correctifs de sécurité concernant les composants logiciels dont elle assure directement l’administration.
MDN applique les correctifs qu’elle estime appropriés compte tenu notamment de leur criticité, de leur applicabilité, des informations disponibles, des contraintes techniques et des risques liés à leur déploiement.
Les mises à jour ou correctifs urgents peuvent être appliqués sans autorisation préalable du CLIENT lorsqu’un délai d’intervention pourrait raisonnablement compromettre la sécurité, l’intégrité ou la disponibilité des systèmes.
MDN ne peut garantir qu’un éditeur publie un correctif pour chaque vulnérabilité, ni qu’un logiciel ou composant reste supporté pendant une durée déterminée.
Lorsqu’un composant devient obsolète, non supporté ou ne peut raisonnablement plus être sécurisé, MDN peut recommander ou imposer sa mise à niveau, son remplacement, son isolement ou sa désactivation lorsque cela est nécessaire à la protection des systèmes.
MDN peut refuser le maintien d’un composant, logiciel ou configuration demandé par le CLIENT lorsqu’elle estime raisonnablement que son utilisation présente un risque disproportionné pour la sécurité ou la stabilité des infrastructures.
Lorsque MDN accepte exceptionnellement le maintien d’un composant déconseillé, le CLIENT reconnaît les risques qui lui ont été signalés.
Cette disposition ne dispense toutefois pas MDN des obligations légales auxquelles elle ne peut déroger.
MDN conserve une traçabilité raisonnable des opérations significatives de maintenance et de sécurité réalisées sur les infrastructures dont elle assure directement la gestion.
Cette traçabilité peut notamment comporter la date, le système concerné, la nature de l’intervention et son résultat.
Les informations pertinentes concernant l’environnement du CLIENT peuvent lui être communiquées sur demande raisonnable, sous réserve des exigences de sécurité, de confidentialité et de protection des informations concernant d’autres clients ou partenaires.
Pour les services d’hébergement et d’infrastructure directement administrés par MDN, sauf disposition contractuelle particulière, l’engagement contractuel de disponibilité est fixé à 99,9 % sur une période annuelle.
Cet engagement porte exclusivement sur les composants du service placés sous le contrôle opérationnel direct de MDN.
La disponibilité est déterminée à partir des outils de supervision raisonnablement disponibles à MDN et des éléments techniques permettant d’établir une interruption effective du service.
Le taux de disponibilité est calculé comme suit :
Disponibilité = (temps total de la période – indisponibilité imputable au service) / temps total de la période × 100.
Un taux annuel de 99,9 % correspond, à titre indicatif pour une année de 365 jours, à 8 heures, 45 minutes et 36 secondes par an d’indisponibilité avant application des exclusions ci-dessous.
Ne sont notamment pas comptabilisées comme indisponibilités imputables à MDN :
Le SLA constitue un engagement de niveau de service. Il ne constitue pas une garantie d’absence absolue d’incident ou d’interruption.
MDN peut mettre en œuvre des mécanismes de surveillance et de monitoring des services dont elle assure l’administration.
MDN peut intervenir spontanément lorsqu’une intervention lui paraît raisonnablement nécessaire, notamment en présence :
Ces interventions peuvent être réalisées en dehors des heures ouvrables et sans autorisation préalable du CLIENT lorsque les circonstances le justifient.
MDN peut suspendre immédiatement tout ou partie d’un service lorsqu’elle estime raisonnablement que son maintien :
Lorsque cela est raisonnablement possible, le CLIENT en est informé préalablement. À défaut, MDN l’en informe dès que les circonstances le permettent.
MDN limite autant que raisonnablement possible la portée et la durée d’une telle suspension.
Les sauvegardes sont réalisées conformément aux caractéristiques des services effectivement souscrits par le CLIENT.
Sauf engagement particulier écrit, MDN ne garantit pas une durée uniforme de conservation des sauvegardes pour l’ensemble de ses services ni la possibilité de restaurer n’importe quelle donnée à n’importe quel instant.
La présence d’un mécanisme de sauvegarde ne dispense pas le CLIENT de conserver, lorsque cela est raisonnablement nécessaire à son activité, des copies indépendantes de ses données essentielles.
Le personnel autorisé de MDN ainsi que, lorsque cela est nécessaire, les intervenants techniques autorisés peuvent disposer d’un accès administratif aux infrastructures concernées.
Ces accès sont limités aux besoins des opérations de maintenance, support, sauvegarde, restauration, diagnostic, sécurité ou administration.
Les personnes autorisées à accéder à des données personnelles sont soumises à des obligations appropriées de confidentialité.
La prestation IDN peut, par nature, impliquer la publication, la transmission ou la mise à disposition d’informations auprès de services exploités par des tiers, notamment des moteurs de recherche, réseaux sociaux, services de cartographie, annuaires, outils d’analyse et plateformes de communication.
Cela peut notamment inclure des services exploités par Google, Meta, Microsoft, LinkedIn ou d’autres sociétés établies ou organisées en dehors de l’Espace économique européen.
En souscrivant à une prestation nécessitant l’utilisation de telles plateformes, le CLIENT donne instruction à MDN d’effectuer les opérations nécessaires à la fourniture de cette prestation, y compris la transmission ou publication des données concernées auprès des plateformes choisies pour exécuter le service.
Le CLIENT reconnaît que les contenus publiés sur une plateforme tierce sont ensuite susceptibles d’être traités conformément aux conditions d’utilisation, politiques de confidentialité et obligations légales propres à cette plateforme.
MDN ne contrôle ni les infrastructures ni les traitements réalisés de manière autonome par ces plateformes après transmission des données.
Lorsque MDN choisit ou configure un mécanisme de transfert international relevant de sa responsabilité, elle utilise les mécanismes reconnus par la réglementation applicable lorsqu’ils sont requis.
Le CLIENT est responsable des contenus et données qu’il fournit à MDN ou dont il demande la publication.
Il garantit disposer des droits et autorisations nécessaires pour permettre leur utilisation conformément aux prestations demandées.
Lorsque MDN crée un contenu au nom du CLIENT, ce contenu est soumis à son approbation avant publication, sauf lorsque la nature de la prestation prévoit expressément une intervention directe ou urgente.
Lorsque MDN intervient au nom du CLIENT dans le cadre d’un commentaire, chat, forum, réseau social ou autre conversation numérique, les communications réalisées sans validation préalable sont limitées à ce qui paraît raisonnablement nécessaire et informationnel dans le contexte concerné.
Le fonctionnement d’Internet implique l’intervention de nombreux opérateurs, réseaux de transit, systèmes autonomes, points d’interconnexion et infrastructures de télécommunications indépendants de MDN.
MDN ne contrôle pas le chemin physique ou logique emprunté à chaque instant par les communications transitant sur Internet.
Une communication entre deux systèmes situés dans l’Espace économique européen peut notamment emprunter des infrastructures ou réseaux exploités par des sociétés internationales.
MDN n’est pas responsable du choix de routage effectué par des opérateurs de télécommunications qu’elle ne contrôle pas et ne garantit pas qu’un paquet réseau demeure physiquement en permanence sur le territoire de l’EEE.
Cette disposition ne dispense pas MDN des obligations qui lui sont personnellement applicables lorsqu’elle choisit un prestataire chargé de traiter des données personnelles pour son compte.
À la date de la présente version, les infrastructures principales d’hébergement utilisées par MDN pour les services concernés sont situées aux Pays-Bas et en Allemagne.
Ces prestataires sont sélectionnés notamment au regard de leur réputation, des informations qu’ils publient concernant leurs mesures techniques et organisationnelles et des engagements contractuels qu’ils proposent en matière de protection des données.
MDN ne garantit cependant pas de manière autonome la conformité générale d’un prestataire tiers à l’ensemble des dispositions qui lui sont applicables.
MDN veille en revanche à respecter les obligations qui lui incombent concernant la sélection et l’encadrement de ses propres sous-traitants.
Le CLIENT s’engage notamment à :
MDN ne peut être tenue responsable des conséquences directement imputables à un manquement du CLIENT à ses obligations, sous réserve des dispositions légales impératives.
MDN répond de l’exécution des obligations qui lui incombent conformément aux présentes conditions et au droit applicable.
Dans les limites autorisées par la loi, MDN ne répond pas des dommages directement provoqués par :
Aucun système informatique ou réseau de communications ne pouvant être considéré comme absolument invulnérable, MDN ne garantit pas l’absence totale d’incident, de vulnérabilité, de virus, d’intrusion ou de perte de service.
Sauf disposition légale impérative contraire et dans la mesure permise par le droit applicable, la responsabilité contractuelle totale de MDN au titre d’un même événement ou d’une série d’événements directement liés est limitée au montant hors TVA effectivement payé par le CLIENT pour les services directement concernés pendant les six mois précédant le fait générateur.
Dans les limites autorisées par la loi, MDN ne répond pas des dommages indirects, notamment d’une perte de bénéfice, perte d’opportunité commerciale, diminution indirecte de chiffre d’affaires ou atteinte indirecte à la réputation.
Aucune disposition des présentes conditions ne peut avoir pour effet d’exclure ou limiter une responsabilité dont l’exclusion ou la limitation est interdite par une disposition légale impérative.
Aucune partie ne peut être tenue responsable d’une inexécution ou d’un retard résultant d’un événement indépendant de sa volonté lorsque les conditions de la force majeure prévues par le droit applicable sont réunies.
La partie affectée met en œuvre les moyens raisonnables pour limiter les conséquences de l’événement et reprendre l’exécution normale de ses obligations.
Le contrat est conclu pour la période d’engagement précisée dans l’offre, la facture ou la convention applicable au CLIENT.
Sauf disposition particulière, le contrat est reconduit tacitement pour une période équivalente s’il n’est pas dénoncé au moins 30 jours avant son échéance.
L’acceptation d’une offre, d’un bon de commande ou le paiement d’une facture faisant référence aux présentes conditions vaut acceptation de celles-ci, sous réserve des dispositions impératives applicables.
MDN peut modifier les présentes conditions afin notamment de tenir compte de l’évolution de ses services, infrastructures, technologies, fournisseurs ou obligations légales.
Les modifications significatives sont portées à la connaissance du CLIENT par un moyen électronique approprié.
Le CLIENT dispose alors d’un délai de 15 jours pour notifier une objection concernant une modification qui affecte substantiellement ses droits ou obligations.
À défaut d’opposition dans ce délai, les nouvelles conditions sont réputées acceptées dans les limites permises par le droit applicable.
À la fin du contrat, le CLIENT perd l’accès au support, aux infrastructures et aux outils propriétaires mis à sa disposition par MDN, sauf accord contraire.
Sous réserve du règlement des sommes dues et des droits détenus par des tiers, le CLIENT conserve ses droits sur les éléments de son identité numérique dont il est titulaire.
Cela peut notamment comprendre :
Les logiciels, licences, systèmes, infrastructures, méthodes, développements génériques et outils appartenant à MDN ou à des tiers ne sont pas transférés au CLIENT du seul fait de la fin du contrat.
Les présentes conditions sont régies par le droit belge.
En cas de différend, les parties s’efforcent préalablement de rechercher une solution amiable.
À défaut d’accord et sous réserve des règles impératives de compétence, les tribunaux de Neufchâteau sont compétents.
La présente annexe s’applique lorsque MDN traite des données à caractère personnel pour le compte du CLIENT dans le cadre des prestations souscrites.
Dans ce contexte, le CLIENT agit en principe en qualité de responsable du traitement et MDN en qualité de sous-traitant, sauf lorsqu’un traitement déterminé conduit légalement à une qualification différente.
La qualification des parties est déterminée par leur rôle réel dans le traitement concerné et non par la seule dénomination utilisée dans le présent contrat.
Les traitements sont effectués pendant la durée des prestations pour lesquelles l’accès ou le traitement de données personnelles est nécessaire.
Ils ont pour objet l’exécution des prestations souscrites, notamment l’hébergement, l’administration, le stockage, la sauvegarde, la restauration, la maintenance, la sécurisation, la transmission, la publication et la suppression de données.
Les caractéristiques spécifiques du traitement applicable à chaque CLIENT sont déterminées par les services effectivement souscrits, l’offre, le bon de commande, la facture ou la convention particulière applicable.
Les données traitées peuvent notamment comprendre :
Les personnes concernées peuvent notamment comprendre :
MDN n’a pas nécessairement connaissance de la totalité des données que le CLIENT introduit dans les systèmes administrés.
Le CLIENT informe MDN lorsqu’une prestation implique des catégories particulières de données nécessitant des mesures ou traitements spécifiques.
MDN traite les données personnelles uniquement sur instructions documentées du CLIENT, sauf lorsqu’une disposition légale impose un traitement particulier.
Constituent notamment des instructions documentées :
MDN n’est pas tenue d’exécuter une instruction étrangère au périmètre des prestations souscrites.
Si MDN estime qu’une instruction enfreint la réglementation applicable en matière de protection des données, elle en informe le CLIENT dans les meilleurs délais et peut suspendre l’exécution de cette instruction dans la mesure nécessaire.
MDN veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données personnelles soient soumises à une obligation appropriée de confidentialité.
MDN met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées au regard de la nature des traitements, des risques raisonnablement identifiables, de l’état des connaissances et des caractéristiques des prestations souscrites.
Ces mesures peuvent notamment comprendre :
Ces obligations constituent des obligations de moyens et ne constituent pas une garantie d’invulnérabilité absolue.
Le CLIENT accorde à MDN une autorisation générale pour recourir aux sous-traitants ultérieurs nécessaires à la fourniture des prestations.
MDN tient à disposition du CLIENT les informations permettant d’identifier les sous-traitants ultérieurs pertinents intervenant effectivement dans le traitement de données personnelles pour son compte.
MDN impose aux sous-traitants ultérieurs concernés des obligations de protection des données appropriées conformément à la réglementation applicable.
MDN informe le CLIENT d’un ajout ou remplacement significatif d’un sous-traitant ultérieur afin de lui permettre de formuler une objection motivée en matière de protection des données.
Lorsque des impératifs urgents de sécurité ou de continuité empêchent raisonnablement une information préalable, MDN peut effectuer le changement nécessaire et en informe le CLIENT dès que possible.
En cas d’objection fondée et documentée, les parties recherchent une solution raisonnable.
Lorsqu’aucune solution techniquement et économiquement raisonnable ne peut être trouvée, MDN ou le CLIENT peut mettre fin à la prestation affectée.
Le CLIENT reconnaît que certaines prestations IDN ont précisément pour objet la transmission ou publication de données auprès de plateformes tierces, notamment moteurs de recherche, réseaux sociaux, services cartographiques, annuaires ou plateformes de communication.
Lorsque le CLIENT souscrit à une telle prestation, il donne instruction à MDN d’utiliser les plateformes raisonnablement nécessaires à son exécution.
Certaines de ces plateformes peuvent être établies ou exploiter des infrastructures en dehors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis.
Lorsque les règles relatives aux transferts internationaux sont applicables à une transmission réalisée sous la responsabilité de MDN, MDN utilise les mécanismes légaux disponibles et applicables, tels qu’une décision d’adéquation, le EU-US Data Privacy Framework lorsque son utilisation est applicable, des clauses contractuelles types ou tout autre mécanisme reconnu par la réglementation.
Lorsqu’une plateforme agit pour ses propres finalités en qualité de responsable du traitement indépendant, ses propres conditions et obligations de protection des données sont applicables à ses traitements autonomes.
Les parties reconnaissent que la transmission de données sur Internet implique des infrastructures de télécommunications qui ne sont pas entièrement déterminées ou contrôlées par MDN.
Le simple acheminement technique des communications par des réseaux de transit, de peering ou de télécommunications tiers est distinct du recours volontaire par MDN à un sous-traitant chargé de traiter des données personnelles pour son compte.
MDN n’est pas tenue de garantir ou documenter le chemin géographique exact emprunté par chaque paquet de données sur les réseaux publics de télécommunications.
Lorsqu’un opérateur ou prestataire est en revanche spécifiquement engagé par MDN afin de traiter des données à caractère personnel pour son compte, les dispositions applicables aux sous-traitants et transferts internationaux s’appliquent.
Lorsqu’elle prend connaissance d’une violation de données personnelles affectant des données traitées pour le compte du CLIENT, MDN informe le CLIENT dans les meilleurs délais.
Dans la mesure où les informations sont disponibles, MDN communique notamment :
Les informations peuvent être communiquées progressivement lorsqu’elles ne sont pas toutes disponibles au moment de la notification initiale.
MDN peut prendre immédiatement les mesures de confinement ou de remédiation qu’elle estime raisonnablement nécessaires sans attendre l’autorisation du CLIENT.
Une notification d’incident ne constitue pas, par elle-même, une reconnaissance de responsabilité de MDN.
Compte tenu de la nature du traitement et dans la mesure raisonnablement possible, MDN assiste le CLIENT afin de lui permettre de répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées.
Lorsqu’une personne concernée contacte directement MDN concernant un traitement effectué pour le compte du CLIENT, MDN transmet raisonnablement la demande au CLIENT ou invite la personne à s’adresser directement à celui-ci.
Compte tenu de la nature des traitements et des informations dont elle dispose, MDN fournit au CLIENT une assistance raisonnable concernant :
MDN met à disposition du CLIENT les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations de sous-traitant.
Les audits sont réalisés en priorité au moyen des documents, questionnaires, rapports, attestations ou informations disponibles.
Lorsqu’un audit complémentaire est raisonnablement nécessaire, celui-ci est organisé moyennant un préavis approprié, pendant les heures normales d’activité et de manière à ne pas compromettre :
L’auditeur doit être soumis à une obligation appropriée de confidentialité.
Sauf demande d’une autorité compétente ou audit rendu nécessaire par un manquement établi de MDN, les coûts raisonnables résultant d’un audit spécifique ou disproportionné peuvent être facturés au CLIENT après information préalable.
À la fin de la prestation concernée, MDN restitue ou supprime, au choix du CLIENT et dans la mesure techniquement applicable, les données personnelles traitées pour son compte, sauf lorsqu’une obligation légale impose leur conservation.
Des copies peuvent subsister temporairement dans les sauvegardes techniques jusqu’à leur rotation ou expiration normale.
Durant cette période, ces données restent soumises aux obligations de confidentialité et de sécurité prévues par les présentes conditions et ne sont pas réutilisées à d’autres fins.
Il appartient au CLIENT, lorsqu’il agit en qualité de responsable du traitement, de respecter les obligations qui lui incombent en vertu du RGPD.
Cela comprend notamment :
Dernière mise à jour : 14 septembre 2026.
La présente version des Termes et conditions du service IDN (gestion d’identité numérique), y compris son annexe relative au traitement des données personnelles, entre en vigueur le 14 septembre 2026.
Elle annule et remplace toutes les versions précédentes, notamment celle du 1er juin 2022.
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